Wissen ist die wichtigste Ressource einer Schule – und dabei geht es nicht nur um das Wissen, welches den Schülerinnen und Schülern vermittelt wird. Aus Sicht der Organisationsentwicklung steckt es außerdem in Unterrichtskonzepten, Protokollen, Projekterfahrungen, Best-Practice-Beispielen und in den Köpfen der Kolleginnen und Kollegen. Doch dieses Wissen effektiv zu sammeln, zu strukturieren und nachhaltig verfügbar zu machen, ist eine der größten Herausforderungen des Schulalltags. Am Heinrich-Heine-Gymnasium Dortmund hat man sich dieser Aufgabe gestellt – und nutzt seit einiger Zeit im Rahmen einer Pilotphase NRW connect extern als Plattform für das schulische Wissensmanagement. Der Schritt in die digitale Zusammenarbeit verändert dabei vielfältige Prozesse.
Traditionelle Wege des schulischen Wissensmanagements
Bisher beruhte Wissensmanagement in Schulen vor allem auf traditionellen Formen. Wichtige Unterlagen wurden in Aktenordnern gesammelt, die im Lehrerzimmer oder im Sekretariat aufbewahrt wurden. Konferenzprotokolle oder Absprachen fanden ihren Platz in Ordnerregalen oder in persönlichen Ablagen einzelner Lehrkräfte. Hinzu kamen lange E-Mail-Verteiler, in denen Dokumente im Anhang versendet wurden – oft mehrfach, in unterschiedlichen Versionen und nicht selten unübersichtlich. Viele Informationen kursierten außerdem auf dem Schwarzen Brett oder in den Fächern der Lehrkräfte.
Dieses System hatte mehrere Schwächen: Wissen war schwer auffindbar, häufig an bestimmte Personen gebunden und dadurch nicht immer für alle zugänglich. Neue Kolleginnen und Kollegen mussten sich mühsam einarbeiten, weil zentrale Informationen fehlten oder verstreut waren. Zudem bestand die Gefahr, dass wertvolle Erfahrungen verloren gingen, wenn Personen die Schule verließen.
Der digitale Schritt nach vorn
Mit NRW connect extern hat das Heinrich-Heine-Gymnasium (HHG) nun einen digitalen Raum geschaffen, in dem Wissen gesammelt, gepflegt und gemeinsam weiterentwickelt wird. Die Plattform, die landesweit von vielen öffentlichen Einrichtungen genutzt wird, bietet dabei genau die Funktionen, die Schulen für eine nachhaltige Wissensorganisation benötigen.
Die zentrale Stärke liegt in der Bündelung: Alle relevanten Dokumente – von Schulprogrammen über Protokolle bis hin zu Konzepten der Schul- und Unterrichtsentwicklung – werden in einem geschützten Bereich abgelegt. Durch die Versionierung bleiben Änderungen nachvollziehbar, ältere Fassungen können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden. Damit ist Schluss mit verschiedenen Dokumentenständen in Umlauf oder unübersichtlichen Mailketten.
Ein weiterer Vorteil ist die Transparenz. Kolleginnen und Kollegen können nicht nur Dokumente abrufen, sondern auch selbst aktiv beitragen: Materialien hochladen, Kommentare ergänzen, eigene Erfahrungen teilen. So entsteht Schritt für Schritt ein lebendiges Wissensarchiv, das die Expertise des gesamten Kollegiums abbildet.
Praxisbeispiele am HHG Dortmund
• Fachschaften: Die Fachschaften, legen ihre Unterrichtsvorhaben, Materialien und Protokolle in eigenen Bereichen der Plattform ab. Neue Kolleg*innen finden dort nicht nur die verbindlichen Absprachen, sondern auch didaktische Hinweise und erprobte Unterrichtsbausteine. So können sie schneller in den Unterricht einsteigen.
• Schulentwicklung: Im Bereich „Schulentwicklung“ werden Projekte wie die Einführung von Lernzeiten oder die Gestaltung von Lernräumen dokumentiert. Alle Protokolle, Zwischenberichte und Ergebnisse sind für das gesamte Kollegium sichtbar. So wird deutlich, wie Entscheidungen entstanden sind, und jede*r kann sich unkompliziert einbringen.
• Einarbeitung neuer Kolleg*innen: Früher mussten neue Lehrkräfte mühselig Informationen zusammensuchen. Heute erhalten sie einen Zugang zu NRW connect extern und finden dort ein digitales Willkommenspaket mit Organisatorischem, didaktischen Leitlinien und wichtigen Ansprechpersonen. Das beschleunigt die Einarbeitung erheblich.
• Krisenmanagement: Auch sensible Themen wie Notfallpläne oder Handlungskonzepte für Krisensituationen können in geschützten Bereichen sicher hinterlegt werden. So ist gewährleistet, dass im Ernstfall alle Beteiligten auf aktuelle Informationen zurückgreifen können.
Nachhaltigkeit und Kultur des Teilens
Durch die Einführung von NRW connect extern hat das Heinrich-Heine-Gymnasium ein digitales Gedächtnis geschaffen. Wissen geht nicht mehr verloren, wenn Personen die Schule verlassen, und neue Lehrkräfte können sich schnell einarbeiten. Gleichzeitig verändert sich die Kultur des Umgangs mit Wissen: Es geht nicht mehr darum, individuelle Sammlungen zu pflegen, sondern darum, gemeinsam aufzubauen, was allen zugutekommt.
Damit steht das HHG exemplarisch für eine Entwicklung, die viele Schulen in Nordrhein-Westfalen in den kommenden Jahren prägen wird: Die Digitalisierung wird nicht nur als technisches Hilfsmittel verstanden, sondern als Chance, die Zusammenarbeit neu zu denken und nachhaltiger zu gestalten.
Fazit
Das Heinrich-Heine-Gymnasium Dortmund zeigt, wie moderner Schulalltag durch digitale Werkzeuge effizienter, transparenter und zukunftsfähiger werden kann. Mit NRW connect extern ist es gelungen, Wissensmanagement aus der Logik der Aktenordner und Mailketten zu befreien und in einen digitalen Raum zu überführen, der allen offensteht und langfristig wirkt.
So wird sichtbar, dass digitale Transformation in der Schule nicht allein eine Frage der Ausstattung ist, sondern vor allem eine Kulturentscheidung: Wissen zu teilen, gemeinsam weiterzuentwickeln und für kommende (Lehrkräfte-) Generationen zu sichern.
Die mit dem Schuljahr 2025/2026 angelaufene Pilotphase wird fortschreitend evaluiert, sodass in ca. im Herbst 2026 eine präzisere Auswertung der Erfahrungen erfolgen kann. Erste Rückmeldungen der Nutzenden zeigen jedoch schon jetzt einen hohen Grad an Zufriedenheit und Akzeptanz.